Stadt Wuppertal Success Story

GRUNDSTEIN
Der Beginn des digitalen Stadtwandels

Das Rechtsamt der Stadt Wuppertal arbeitete vor der Einführung von LECARE im Jahr 2008 mit einer Access-Datenbank, die die Inhalte der Akten abbildete. Die dazugehörigen Dokumente wurden in Ordnerstrukturen auf einem Server hinterlegt.

2021 wurde aus dem Rechtsamt, das aktuelle Ressort Vergabewesen, Digitalisierungsrecht und Datenschutz gegründet. Im Zuge dieser Umstrukturierung war es nötig eine neue Datenstruktur aufzubauen. Hierfür wurden die Daten aus dem bestehenden LECARE – System des Rechtsamts in eine neue LECARE Struktur übertragen.

STRASSEN
Anforderungen an eine Software

Aufgrund von Personalwechseln und Personalumstrukturierungen war es notwendig neue digitale Strukturen aufzubauen und zu etablieren.

Konkrete Anforderungen der Stadt Wuppertal:

1. Vertrautheit: Die digitale Lösung sollte ein bekanntes Erscheinungsbild, ähnlich zu den Office Produkten, bieten. Außerdem sollte der Kundensupport nahbar und auf Vertrauensbasis agieren.

2. Flexibilität: Bestehende Arbeitsweisen und -strukturen sollten übernommen und gleichzeitig modernisiert werden können, sowie möglichst individuell abbildbar sein.

3. Optimierung: Durch Personalwechsel und Fachkräftemangel sollte die Software bei der Einsparung von Personal, sowie Wissenstransfer unterstützen.

UMWEGE
Herausforderungen

Seit 2008 arbeitete die Stadt Wuppertal mit dem digitalen Aktenmanagement. Die Covid19-Pandemie ab 2020, sowie die Umstrukturierung eines neuen Ressorts ab 2021, brachten verschiedenste Herausforderungen mit sich. Durch die langjährige Erfahrung im Nutzen der E-Akten, sowie dem elektronischen Rechtsverkehr in LECARE, konnte die Stadt Wuppertal dynamisch auf die Krisen reagieren. Durch das zentrale Scannen der Eingangspost und das direkte Verschieben in die elektronischen Akten konnte der Briefverkehr vollständig digitalisiert werden

„Von überall auf die elektronischen Akten
zugreifen zu können, beruhigt die Nerven.
Die Volltextsuche ist gerade als
Wissensdatenbank sehr hilfreich.“

OLAF RADTKE
Ressortleiter & Jurist

STADTZENTRUM
Der digitale Wandel

Die Umsetzung:

» Akzeptanz bei den Mitarbeitenden: Hierfür wurden im Vorfeld eigene Anforderungen an eine Software mit allen Mitarbeitenden gemeinsam definiert.

» Mitnahme des Teams: Durch Schulungen und Austauschtermine entstehen Räume für eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung der Software.

» Datenübertragungen: In Kooperation mit LECARE wurde eine externe Firma zusätzlich beauftragt, um die Datenübertragung möglichst reibungslos und effektiv zu gestalten.

» Flexibilität der Software nutzen: Es wurden Notwendigkeiten für die vielen Anpassungsmöglichkeiten erarbeitet und gemeinsam mit LECARE eingerichtet.

„Ich mag die Flexibilität der Gestaltung
von LECARE, um so individuell auf verschiedene Herausforderungen reagieren
zu können.“

SABINE RAHM
Assistenz der Ressortleitung

SKYLINE
Ergebnisse für die Stadt Wuppertal

Mit LECARE:

» kann erheblich Personal eingespart und dem Fachkräftemangel vorgebeugt werden.

» steht dem mobilen Arbeiten nichts mehr im Wege.

» können Zugriffsrechte flexibel angepasst werden und ermöglichen so selbstständiges und freies Arbeiten.

» kann durch die Volltextsuche altes Wissen genutzt werden, um Neues zu generieren.

» kann auf neue Herausforderungen schnell und agil reagiert werden.

FAZIT
Vorteile für die Stadt Wuppertal

„Durch die elektronischen Akten, ist es uns
möglich mobil zu arbeiten und Desksharing zu gestalten.“
– Olaf Radtke

„Das flexible Teilen der Zugangsrechte als Administrator
ermöglicht es, allen Mitarbeitenden umfangreiche Einblicke zu erhalten.“
– Sabine Rahm