Dokumenten­manage­ment

Ihre wichtigen Dokumente zentral an einem Ort.

Dokumentenmanagement mit LECARE

Das papierlose Büro ist die Vision, in der es nur noch Dokumente in Dateiform gibt, die der Nutzer über seine Software bzw. seinen PC oder andere Geräte (Tablet, Smartphone etc.) verwaltet. Mit Unserer Software wird diese Vision zur Realität.


Um über die Vielzahl der Dokumente noch einen Überblick zu behalten und sie später auch wiederzufinden, hilft Ihnen die in LECARE integrierte Dokumentenverwaltung samt eigenem DMS (Dokumentenmanagement-System). Dokumente ablegen, speichern und (wieder)finden.

Mit der Browser-Version unserer Software haben Sie zudem immer und überall Zugriff auf Ihre Dokumente, Bilder und Texte. Egal zu welcher Tages- oder Nachtzeit und egal auf welchem Teil der Erde. Damit bieten wir Ihnen eine größtmögliche Flexibilität.

aktenverwaltung

Die einzelnen Module unserer Dokumentenverwaltung

Integriertes DMS

(+) Einfaches Verwalten und Speichern Ihrer Dokumente, E-Mails etc. an einem zentralen Ort
(+) Simples Hinzufügen von Dokumenten durch Drag & Drop Funktion
(+) Zugriffsmöglichkeit von überall und zu jeder Zeit
Alle Funktionen ansehen

Suche & OCR Funktion

(+) Einfache Text- und Schlagwortsuche in allen elektronischen Dokumenten (Volltextsuche)
(+) Automatische Texterkennung innerhalb Ihrer gescannten Bild- und PDF-Dokumente
(+) Schnelleres Bearbeiten der Dokumente durch integrierte Selektions-Werkzeug
Alle Funktionen ansehen

Klauselmanager

(+) Zentrales und systemweites Verwalten, Ablegen und Ändern
(+) Protokollsystem zur Einsicht von Klausel- und Bearbeitungshistorie.
(+) Kategorisierung der Klauseln für eine optimale Übersicht; mit integrierter Suchfunktion
(+) Anpassungen von Vertragsvorlagen mit nur einem Klick
Alle Funktionen ansehen

Weitere Text-Funktionen

(+) Mitgelieferte und eigene Textvorlagen
(+) Textbaustein-Management
(+) Serienbriefe
(+) Integration von MS Office
Alle Funktionen ansehen

Dokumentenmanagement­system (DMS)


Mit dem Dokumentenmanagement (DMS) von LECARE sind alle Ihre wichtigen Dokumente, bspw. Vertragsentwürfe, E-Mails oder Schriftsätze, an einem Ort gespeichert.

Dort können sie ganz einfach verwaltet und markiert werden, verschiedene Versionen und Entwürfe können gesichert werden. Auf die entsprechenden Informationen können Sie von überall und jederzeit zugreifen.


Durch eine integrierte Such- und Sortierfunktion ist das Auffinden von Dokumenten so einfach wie noch nie. Unsere Volltextsuche ermöglicht das inhaltliche Durchsuchen aller Ihrer Dokumente und E-Mails nach individuellen Suchbegriffen.

Die leistungsfähige Integration von z.B. Microsoft Word, Outlook oder Lotus Notes in unsere Software ermöglicht eine einfache Handhabung und größtmöglichen Komfort. Überzeugen Sie sich selbst!

  • Alle Vorteile auf einen Blick

    • Einfaches Verwalten und Speichern Ihrer Dokumente, E-Mails etc. an einem zentralen Ort
    • Simples Hinzufügen von Dokumenten durch Drag & Drop Funktion
    • Zugriffsmöglichkeit von überall und zu jeder Zeit
    • Leistungsstarkes Volltext-Such-, Sortier- und Organisationsfunktion zum Auffinden von Dokumenten, E-Mails, Notizen etc.
    • Schnelle und unkomplizierte Integration Ihres E-Mail-Programmes wie z.B. MS Outlook (komfortables Speichern von ein- und ausgehenden E-Mails, Dubletten-Prüfung)
    • Nutzen Sie ergänzend die weiteren Funktionen unserer elektronischen Aktenverwaltung (bspw. Termine, Wiedervorlagen, Verknüpfung von Personen)

  • Detaillierte Informationen und technische Details

    Einfache Speicherung von Dokumenten und E-Mails Jede Akte hat ihre eigene Dokumentenablage. In der sogenannten Vita (das Leben der Akte) können sämtliche Schreiben aller gängigen Formate gespeichert werden. Verschiedene Dokumenten-Typen bishin zu E-Mails und Bilddateien können in der Vita abgelegt und jederzeit wieder aufgerufen werden. Durch das einfache Drag & Drop-Prinzip ist das Einfügen von Dokumenten und E-Mails in die elektronsiche Akte ein Kinderspiel.

    • Speicherung der Dokumente und E-Mails mit Drag & Drop (Kopieren und Einfügen)
    • Dublettenprüfung beim Speichern von E-Mails
    • automatische Übernahme umfangreicher Metadaten des Dokumentes und der E-Mail
    • Hinzufügen einer individuellen Anmerkung zu jedem Eintrag möglich
    • Hinzufügen von z.B. Akten- und Telefonnotiz ohne zusätzliches Dokument
    • Nutzung einer eigenen Versionierung und Speicherung der Vorgängerversionen

    Umfangreiche Suche Über eine umfangreiche Such- und Sortierfunktion finden Sie alle Dokumente schnell und einfach wieder. Die Suche kann pro Akte oder über alle Akten im Datenbestand durchgeführt werden. Eine leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht sogar eine inhaltliche Suche nach Suchbegriffen über alle textbasierten Dokumente und E-Mails.

    • Volltextsuche innerhalb aller Dokumente mit Vorschaufenster (Markierung der Treffer)
    • Umfangreiche Such- und Sortierfunktionen

    Perfekte Strukturierung Erstellen Sie Ordner oder Unterordner, um eine individuelle Struktur für Ihre Dokumente anzulegen. Ihre Dokumente werden mit Metadaten, wie beispielsweise Posteingangsdatum, Empfänger, Autor, Dokumentendatum etc. in der Akte abgelegt. Zusätzlich können Sie durch individuelle Verschlagwortungen die bessere Auffindbarkeit von Dokumenten organisieren. Mit Kategorien und Filtern sorgen Sie für weitere Ordnung in Ihren Dokumenten. Ein einfaches Auffinden ist so jederzeit sichergestellt.

    • Erstellen von Ordnern und Unterordnern für individuelle Dokumentenstrukturierung
    • Speicherung und Anzeige von Metadaten (bspw. Posteingangsdatum, Empfänger, Autor)

    Integration in andere Programme In das LECARE Dokumentenmanagement lassen sich problemlos andere Programme integrieren wie z.B. Word oder Outlook. Versenden Sie direkt aus LECARE E-Mails und speichern Sie jegliche Korrespondenz direkt in der entsprechenden Akte ab. Auch eine Integration von MS Word und MS Excel stellt kein Problem dar. Für die Speicherung von Outlook- und Lotus Notes-E-Mails existieren verschiedene Komfortfunktionen zur schnellen Speicherung.

    • Übergabe von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen (Aufgaben) von LECARE nach Outlook oder Lotus Notes
    • Outlook- und Notes-E-Mails mit verschiedenen Komfortfunktionen (z.B. Drag&Drop) speichern
    • Integration von MS Word und MS Excel
    • Versenden von Outlook-Emails aus LECARE und automatische Speicherung zur Akte

Texterkennung (OCR)


Die automatische Texterkennung und Schlagwortsuche für Ihre Dokumente
Mit der Texterkennung (OCR) von LECARE erhalten Sie die Möglichkeit, alle Ihre E-Mails, PDF-, Word- und Excel-Dokumente, die sie in Ihrer elektronischen Aktenverwaltung zentral gespeichert haben, nach bestimmten Schlagworten zu durchsuchen und anzeigen zu lassen.

Eingescannte Unterlagen, bspw. Urteile, Verträge und Urkunden, lassen sich so in Sekundenschnelle nach bestimmten Inhalten durchsuchen und auswerten.
Die automatische Texterkennung bildet – zusammen mit der elektronischen Aktenverwaltung von LECARE – die optimale Lösung für Ihre Abteilung!

  • Alle Vorteile auf einen Blick

    • Einfache Text- und Schlagwortsuche in allen elektronischen Dokumenten (Volltextsuche)
    • Automatische Texterkennung innerhalb Ihrer gescannten Bild- und PDF-Dokumente (Verträge, Urkunden, Urteile etc.)
    • Schnelleres Bearbeiten der Dokumente durch integrierte Selektions-Werkzeug

  • Detaillierte Informationen und technische Details

    Automatische Umwandlung von Dateien
    Nach Aktivierung der OCR-Funktionalität werden alle Bild-PDF-Dateien z.B. eingescannte Dokumente wie Urteile, Urkunden oder Verträge, automatisch umgewandelt. Alle vorhandenen Bild-PDF-Dateien (aber auch reine Bild-Dateien wie JPEG oder TIFF) können manuell durch ein Rechtsklick-Kommando des Anwenders umgewandelt werden (Mehrfach-Selektion möglich).

    Inhaltliche Durchsuchung von Dokumenten
    Das Modul OCR-Texterkennung hilft Ihnen bei der Durchsuchung aller Dokumente. Nach der Umwandlung in eine Text-Datei kann der gesamte Text nach Schlagworten, die in dem Dokument vorkommen, durchsucht werden. So können Sie innerhalb von Dokumenten nach Inhalten suchen, ohne das Dokument lesen zu müssen. Neben PDF-Dateien werden insbesondere Word- oder Excel-Dateien sowie E-Mails durchsucht.

    Einfache Bearbeitung
    Sind die eingescannten Dokumente umgewandelt, so stehen in den PDF-Dokumenten Text-Selektions-Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Textelemente leichter aus dem Dokument kopiert werden können. Das hilft Ihnen, wenn Sie den Text z.B. in Word bearbeiten möchten. Sparen Sie sich so die Zeit des Abtippens. Die Erkennungsrate nach einer Umwandlung hängt von der maschinellen Lesbarkeit des jeweiligen Dokumentes ab.

Textvorlagen und weitere Text-Funktionen


Mitgelieferte und eigene Textvorlagen:
LECARE bietet Ihnen bereits bei der Auslieferung eine umfangreiche Sammlung an Textvorlagen an, die Sie über ein komfortables Menü mit einer systematischen Ordnungsstruktur auswählen können.

Dort finden Sie von gängigen Anschreiben über Rotzettel bishin zu speziellen oder vorgeschriebenen Zwangsvollstreckungsmustern eine vielfältige Auswahl an Vorlagen.

Über unseren übersichtlichen und leistungsstarken Textmanager können Sie die mitgelieferten Vorlagen bearbeiten und individualisieren, aber auch eigene Vorlagen schnell und unkompliziert hinzufügen.

  • Zentrale Vorlagenverwaltung mit System

    Hinterlegen Sie diese Vorlagen für Ihr Unternehmen an einer zentralen Stelle – und das ebenfalls mit einer übersichtlichen Systematik:

    • Alle Textvorlagen stehen jedem Nutzer unserer Software zur Verfügung
    • Individuelle Anpassungen sind jederzeit möglich
    • Hinterlegung mehrerer ähnlicher Textvorlagen (z. B. unterschiedliche Briefköpfe) sind ebenfalls möglich
    • Automatische Übernahme von Akteninformationen in die Textvorlage, z.B. Name, Anschrift, Anrede, Aktenzeichen, Sachbearbeiter etc.

  • Serienbriefe

    Zudem können Sie mittels unserer Software in Verbindung mit MS Word komfortabel Serienbriefe erstellen. Damit können Sie etwa identische Briefe an alle Unternehmen schreiben, die Sie als Beteiligte einer Akte ausgewählt haben.

  • Integration von MS Office

    Auf MS Office müssen Sie auch in Zukunft nicht verzichten. Vielmehr integriert sich LECARE perfekt in die IT-Landschaft Ihres Unternehmens, Sie werden mit MS Office noch besser arbeiten und Ihre tägliche Arbeit wird sich ebenfalls verbessern – und Ihre Rechtsabteilung insgesamt wird effizienter!

  • Textbaustein-Management

    Unser Textbausteinmanager hilft Ihnen dabei, immer wiederkehrende Textbausteine an zentraler Stelle zu pflegen und für jeden Nutzer unserer Software über ein Word-Makro zur Verfügung zu stellen.

    Der Textbausteinmanager verfolgt hierbei denselben Ansatz wie unser Klauselmanager: Das Erstellen und Pflegen von Texten an zentraler Stelle, damit allen Nutzern immer die aktuelle und identische Formulierung zur Verfügung steht.

    Ergänzende Komfortfunktionen sowie eine Historie des jeweiligen Bausteins, erläuternde Rechtsprechungsvermerke und weitere hilfreiche Informationen, die zum jeweiligen Textbaustein hinterlegt werden, gehören beim Textbausteinmanager zum Leistungsumfang.

Sie möchten mehr erfahren?

Vereinbaren Sie noch heute einen Demo-Termin