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Elektronisches Aktenmanagement

Digitale Ordnung statt Aktenberge.

LECARE Aktenverwaltung

Im Mittelpunkt der Aktenführung stehen die effiziente Verwaltung von Dokumenten und E-Mails sowie die Verbesserung der Kommunikation mit Vertragspartnern, Abteilungen und externen Kanzleien.


Aufgebaut ist die elektronische Akte wie eine Papierakte. Durch das Blättern in den individuell anpassbaren Reitern haben Sie mit einem Klick immer und überall schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen.

Dank der hohen Individualisierbarkeit und zahlreichen Schnittstellen integriert sich die elektronische Akte optimal in Ihren Arbeitsalltag – Sparen Sie nicht nur Papier, sondern vor allem Zeit.

aktenverwaltung

Elektronische Aktenverwaltung und ihre Vorteile auf einen Blick

Verwaltung aller Vorgänge und Verfahren

(+) Anzeige aller Dokumente, Posteingänge und E-Mails in der Akte
(+) Erfassung aller Beteiligten mit Adress-& Kommunikationsdaten
(+) Abbildung aller gerichtlichen Instanzen mit Anbindung an Gerichtsdatenbank

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Termine, Fristen & Wiedervorlagen

(+) Anlage von Wiedervorlagen, Fristen & Termine direkt zur Akte
(+) E-Mail Erinnerung für auslaufende Wiedervorlagen
(+) Automatische Selbstberechnung für bestimmte Fristen

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Ablage & Suche von Dokumenten

(+) Ablage der Dokumente per Drag&Drop
(+) Volltextsuche innerhalb von Dokumenten und E-Mails
(+) Automatische Akten-Zuordnung beim Versenden/ Empfangen von Outlookmails

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Auswertung & Reporting Tools

(+) Statistiken zu laufenden, hinzugekommenen und abgeschlossenen Verfahren
(+) Vorgefertigte Auswertungslisten zu allen gängigen Bereichen sowie Möglichkeiten individuelle Listen zu erstellen
(+) Alle Statistiken und Auswertungen einfach nach Excel oder Access exportieren

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Textvorlagen

(+) Hinterlegen eigener Musterschreiben, Vertragsvorlagen und Serienbriefe
(+) Einfache Bearbeitung vorhandener Textvorlagen
(+) Automatische Dokumentenerstellung mit sämtlichen Akteninformationen

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Individuelle Felder

(+) Eingabefelder, Auswahlfelder oder Datums-Felder frei definierbar
(+) unbegrenzte Anzahl von Registerkarten & Feldern möglich
(+) freie Benennung der Registerkarten und Felder

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Zugriffsrechte & Benutzereinstellungen

(+) Vergabe von Berechtigungen pro Benutzer auf einzelne Aktenbestände
(+) Individuelle Einstellungen pro Aktenbestand
(+) Akten innerhalb eines Bestandes vertraulich setzen & vor Zugriff schützen

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Weitere Funktionen

(+) OCR-Integration zur aut. Umwandlung von Bild-PDF Dateien zu durchsuchbaren
PDF-Dateien
(+) weitere Schnittstellen (BEA, Lotus Notes, etc.)
(+) Mehrsprachigkeit der Oberfläche (Deutsch&Englisch)

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Detaillierte Informationen und technische Details der E-Akte

Verwaltung von Vorgängen und Verfahren

Zu den Stammdaten der elektronischen Akte gehören eine individuell anpassbare Kategorisierung, die Verknüpfung von Beteiligten, die Anlage von Wiedervorlagen, die Erfassung von Gerichtsinformationen, sowie umfangreiche Datenfelder für eine effektive Suche und statistische Auswertung.

Screen Aktenverwaltung

 

  • Übersichtliche Anordnung der Felder und Schaltfläche nach ergonomischen Vorschriften
  • Kategorisierung der Vorgangsakte nach kundenspezifischen Tätigkeitsbereichen
  • Erfassung der Beteiligten mit Adress- und Kommunikationsdaten
  • Angaben zum Verfahrensverlauf für individuelle Auswertungen und Statistiken
  • Anzeige aller Dokumente, Posteingänge und E-Mails der Akte
  • Abbildung aller gerichtlichen Instanzen mit automatischer Gerichtsermittlung

Termine, Fristen & Wiedervorlagen

Sie können für jede einzelne Akte Wiedervorlagen und Fristen erzeugen. Wiedervorlagen sind Erinnerungen mit oder ohne Anmerkungen, die für einen oder mehrere Sachbearbeiter bestimmt sind und Auskunft über den aktuellen Sachstand der Akte geben bzw. das weitere Vorgehen aufzeigen sollen.

Wiedervorlagenuebersicht

 

  • Anlage von Wiedervorlagen, Fristen und Terminen direkt zur Akte
  • Anzeige aller Elemente auf der Startseite
  • Termindarstellung
  • Erstellen von Gruppenterminen und Gruppenwiedervorlagen
  • E-Mail-Erinnerung für auslaufende Wiedervorlagen
  • Automatische Fristberechnung
  • Export aller Frist- und Wiedervorlagenlisten
  • Übertragung von LECARE Kalendereinträgen direkt nach Outlook,
    Notes oder Gmail
  • Kontrollierter Zugriff auf Einträge von Kollegen im Vertretungs-
    oder Urlaubsfall

Dokumentenmanagement

Um über die Vielzahl der Dokumente noch einen Überblick zu behalten und sie später auch wiederzufinden, hilft Ihnen das LECARE Dokumentenmanagementsystem dabei Dokumente zu speichern und (wieder) zu finden.

DMS

 

  • Ablage der Dokumente und E-Mails per Drag&Drop
  • Volltextsuche innerhalb von Dokumenten und E-Mails
  • Automatische Akten-Zuordnung beim Versenden/ Empfangen von Outlookmails

mehr Informationen zum Dokumentenmanagement

Auswertung & Reporting Tools

Von der kleinen Suche bis zur individuellen Auswertung sämtlicher Daten ist in LECARE alles möglich. Wir liefern vorgefertigte Auswertungslisten zu allen gängigen Bereichen, erstellen für Sie aber auch individuelle Listen nach Ihren Vorgaben.

Auswertung

 

  • Alle gängigen Listen lassen sich nach Excel exportieren
  • Alle Auswertungen orientieren sich an der Berechtigungsfreigabe des Benutzers
  • Alle gängigen Listen lassen sich pro Spalte nach Schlagworten filtern
  • Statistiken zu laufenden, hinzugekommenen und abgeschlossenen Verfahren
  • Handaktenbogen für Vorgangs-, Vertrags- und Markenakten

Textvorlagen

Mit dem Textmanager können Sie individuelle Textvorlagen im System hinterlegen. Beim Aufrufen dieser Vorlagen werden die spezifischen Akteninformationen automatisch in das jeweilige Dokument eingefügt. Nach der Erstellung können Sie das Schreiben mit ein paar Klicks sofort zur Akte speichern und es steht jedem Sachbearbeiter zur Verfügung.

  • Hinterlegen eigener Musterschreiben, Vertragsvorlagen und Serienbriefe
  • Übertragen sämtlicher Akteninformationen in ein Musterschreiben
  • Einfache Bearbeitung vorhandener Musterschreiben mit unserem Text-Tool
  • Alle Funktionen von MS Word sind im Musterschreiben anwendbar
  • Umfangreicher Initialtextbestand (z.B. Gerichtsschreiben, ZV, Rechnungen)

Individuelle Felder und Reiter erstellen

Wollen Sie weitere wichtige Informationen zur Akte oder zum Beteiligten erfassen, aber in LECARE gibt es kein entsprechendes Feld dafür? Kein Problem. Mit den „Freien Feldern“ können Sie sich eine eigene neue Registerkarte mit allen benötigten Feldern zusammenstellen. Alle Felder lassen sich später auswerten und sogar in Textvorlagen integrieren.

  • Unbegrenzte Anzahl von Registerkarten und Feldern möglich
  • Freie Benennung der Registerkarten und Felder möglich
  • Unterstützt werden Datums-, Eingabe-, Mehrzeilige-, Ankreuz-, Zahlen- und Auswahlfelder
  • Felder lassen sich auswerten und als Platzhalter in Vorlagen integrieren
  • Separierbar für Vorgangsakten, Personenakten, Vertragsakten und Markenakten

Zugriffsrechte & Benutzereinstellungen

LECARE verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem, das den sensiblen Zugriff auf bestimmte Akteninformationen oder Aktenbestände für einzelne Sachbearbeiter oder Gruppen von Sachbearbeitern steuert und regelt. Dies beinhaltet nicht nur die gezielte Zuweisung von Schreib- oder Leserechten, sondern auch das Ein- und Ausblenden bestimmter Funktionsmodule wie z.B. das Forderungs- oder Mandantenkonto.

  • Anlage verschiedener Aktenbestände mit eigenem Nummernkreis
  • Vergabe von Berechtigungen pro Benutzer auf einzelne Aktenbestände möglich
  • Individuelle Einstellungen und Konfigurationen pro Aktenbestand möglich
  • Individuelle Anzeige von Funktionen pro Benutzer ein- und ausblendbar
  • Akten innerhalb eines Bestandes “vertraulich” setzen und vor Zugriff schützen

Zusatzfunktionen unserer Software

Die elektronische Akte bildet das Herzstück unserer Software. Sie ist um viele weitere nützliche Funktionen erweiterbar. Stellen Sie sich die Module individuell zusammen, und arbeiten Sie mit dem, was sie wirklich benötigen.

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