Wüstenrot & Württembergische AG Success Story

DER AUSGANGSPUNKT
Konzernrecht bei W&W

Bis 2018 war die Rechtabteilung der W&W Gruppe nicht einheitlich organisiert, da der Bereich Konzernrecht aus der Zusammenführung mehrerer Organisationseinheiten entstand. Beispielsweise gab es Handakten, deren Existenz mit Rumpfdaten in einer Access-Datenbank dokumentiert wurden. Oder es gab Vorgänge, welche direkt aus dem Mailpostfach heraus bearbeitet und auf Netzlaufwerken abgespeichert wurden.

Unter der Leitung von General Counsel Dr. Margret Obladen besteht der Bereich Konzernrecht heute aus drei Organisationseinheiten, die neben den W&W-eigenen Angelegenheiten auch grundsätzlich für alle Rechtsthemen der Mehrzahl der Unternehmen der W&W-Gruppe zuständig sind. So hat der Bereich Konzernrecht mit über 30 Konzernunternehmen Auslagerungs- bzw. Dienstleistungsverträge.

AUFBAU UND ORIENTIERUNG
Die Anforderungen an die Software

Um W&W hat es den Anbietern nicht einfach gemacht, denn sie haben allen interessierten Personen in dem Bereich Konzernrecht die Möglichkeit gegeben, ihre persönlichen Anforderungen zu definieren. Der hieraus entstandene Fragenkatalog umfasste deshalb mehrere hundert Fragen.

Bei der Entscheidung zugunsten von LECARE war mit ausschlaggebend gewesen, dass die Anwendungen in dem eigenen Rechenzentrum betrieben werden können. Somit bleiben alle Daten Inhouse und W&W ist selbst Herr der IT-Sicherheit, an welche sehr hohe Ansprüche gestellt sind. Gleichwohl gibt es im W&W-Konzern aufgrund ressort- bzw. spartenorientierten Besonderheiten auch außerhalb der Organisationseinheit juristische Tätigkeiten. Mit dieser Gegebenheit umgehen zu können, war ebenfalls eine Anforderung an eine zentrale Legal Management Software.

DIE DIGITALE (WERT)ANLAGE

LECARE als die Lösung für eine gesamtheitliche Digitalisierung als Lösung für erfolgreiche Digitalisierung

Seit 2018 hat W&W LECARE als Legal Management Software zur Organisation und Verwaltung aller Tätigkeiten von Konzernrecht eingeführt. Durch die zentrale Datenhaltung bildet LECARE die Basis für nahezu alle notwendigen Auskünfte und unterstützt W&W in der Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der eigenen Organisationseinheit.

Nachdem bereits schon im Auswahlprozess die größtmögliche Akzeptanz für die neue Software angestrebt wurde, wurde auch bei der Einführung großen Wert auf die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelegt. Dies spiegelte sich im Organigramm des Projektteams wieder, denn jede der drei Organisationseinheiten stellte zwei Juristen, die tatkräftig bei der Grundkonzeption der neuen Software mitwirkten.

Dies war die Geburtsstunde des LECARE-Kernteams, welches sich übrigens noch heute regelmäßig zum Wissenstransfer in Stand-Up-Meetings trifft. Da die Kernteam-Mitglieder auch als Multiplikatoren fungieren, finden alle Kolleginnen und Kollegen immer genügend Ansprechpartner.

DR. MARGRET OBLADEN
General Counsel / Syndikusrechtsanwältin
W&W Konzernrecht

„Jeder hat das Heft in der Hand: Motivation, Verbindlichkeit, Konsequenz.“

EINE RECHTSABTEILUNG Viele Möglichkeiten

• Eine besonders hilfreiche Funktion in der täglichen Arbeit der W&W-Gruppe ist: Die Automatisierung. Da W&W eine nachhaltige Datenqualität in LECARE wichtig ist, werden automatisierte Plausibilitätsprüfungen, die bei bestimmten Datenkonstellationen einen Optimierungsauftrag an den jeweiligen Referenten oder die Referentin erzeugen, durchgeführt. Zudem werden alle wiederkehrenden Reports völlig automatisiert generiert, wie beispielsweise Rückstellungsberichte oder Rechtsanwaltsbestätigungen für die Wirtschaftsprüfer.

• Informationssicherheit wird bei W&W großgeschrieben. Es gibt ein Informationssicherheits-Management, das auch Bestandteil des operationellen Risikomanagements in der W&W-Gruppe ist. Zusätzlich wurde ein eigenes Cyber-Resilienz-Center aufgebaut. Außerdem werden Schutzziele einschließlich der Berücksichtigung aller regulatorischen Anforderungen in einem kontinuierlichen Regeldurchlauf verfolgt.

Harald Jakob
Legal Operations Manager
W&W Konzernrecht

„Die Kombinationen der verschiedenen LECARE Tools in Verbindung mit Automatisierungen sind meine Favoriten.“

Und neue Herausforderungen

In den letzten Jahren sind immer mehr Herausforderungen für Rechtsabteilungen hinzugekommen. Neben der grundsätzlichen Wandlung von einem Syndikusanwalt oder -anwältin als interner Dienstleister zum Unternehmensjuristen oder -juristin, beschäftigte W&W auch die digitale Transformation der Inhouse-Kanzlei. Agiles Arbeiten macht W&W zu einer schnellen und schlagkräftigen Einheit, die in ihrem neu erschaffenen W&W Campus mit modernster Arbeitsplatzausstattung und innovativer Medientechnik ein neues Zuhause gefunden hat.

Dem Umzug in die neue Arbeitswelt ging eine vollständige Digitalisierung mit Einführung von LECARE als zentrales Dokumentenmanagementsystem voraus. Hier ist New Work nicht nur ein Modewort, sondern die Arbeitswelt der Zukunft wird insbesondere durch flexible Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten und Desksharing sichtbar.

BEFUND Erfolgreiche digitale Transformation

Seit der Einführung von LECARE hat sich die Produktivität und Arbeitsweise von W&W grundlegend über Vereinheitlichung hin zu mehr Effizienz geändert. Heute wird auch deutlich, dass W&W mit der Produktivsetzung von LECARE und der Digitalisierung der Handakten noch vor der COVID19-Pandemie einen glücklichen Zeitpunkt erwischt hat. Ein abschließender Rat von W&W im Umgang mit LECARE: „Nehmen Sie sich vor der Produktivsetzung ausreichend Zeit, die Grundkonzeption von LECARE zu modellieren. Je mehr Konstellationen im Vorfeld vorausschauend berücksichtigt werden, desto besser läuft es dann nach der Einführung.“