Schüco International KG Success Story
Wie die Schüco International KG die Tür zur Digitalisierung öffnete
DER BAUPLAN
Die Rechtsabteilung der Schüco
International KG
Bis Ende 2004 erfolgte die Ablage der Daten und Dokumente in Papierform, basierend auf Vertragsdaten und organisiert nach Jahr und Vertragstyp. Diese Ablagestruktur stieß allerdings bei der zunehmenden Menge an Dokumenten und der Vielfalt an Anforderungen der Rechtsabteilung an ihre Grenzen. Außerdem lagen die Papierakten nicht an einem zentralen Ort, sondern ohne System in Einzelbüros, was eine mühsame und zeitintensive Suche zur Folge hatte. Die Übersichtlichkeit und Effizienz litten stark unter dieser papierbasierten Struktur, und die Notwendigkeit einer digitalen Lösung, die besser zu den spezifischen Bedürfnissen der Abteilung passt, wurde immer deutlicher.
DER GRUNDRISS
Anforderungen an eine Software
Die Schüco International KG definierte klare Anforderungen, die den spezifischen Aufbau und die Struktur der Rechtsabteilung widerspiegelt:
» Eine spezifisch auf Rechtsabteilungen zugeschnittene
Software, da Kanzlei-Lösungen die Bedürfnisse nicht
ausreichend erfüllten
» Eine Gliederung nach Mandanten statt Vertragstypen war
gewünscht, da sowohl mit internen Mandanten, als auch
externen Partnern gearbeitet wird
» Praxisnähe und eine benutzerfreundliche Struktur waren
dabei wesentliche Kriterien
» Eine effiziente Dokumentensuche
» Wichtig waren außerdem Übersichtlichkeit, Flexibilität in der Strukturierung von Verträgen und Effizienz
DER GRUNDSTEIN
LECARE als maßgeschneiderte Lösung
Das Onboarding verlief äußerst reibungslos. Weder bei der
Einführung von LECARE, noch im laufenden Betrieb traten größere Schwierigkeiten auf. Eine bedeutende Herausforderung ergab sich später, als die Rechtsabteilung der Schüco International KG beschloss, die gesamte Briefpost in das System zu integrieren, um eine komplett digitalisierte Akte zu schaffen. Die Kollegen und Kolleginnen in der Rechtsabteilung waren jedoch von Anfang an dankbar für die Entlastung durch LECARE, und besonders
während der Corona-Pandemie wurde der Vorteil der digitalen Ablage und des ortsunabhängigen Zugriffs auf Dokumente deutlich.
DR. MICHAEL NEU
Rechtsanwalt (Syndikusrechtsanwalt)
„Eine gut strukturierte digitale
Ablage schafft Effizienz und gibt
die erforderliche Sicherheit bei
der juristischen Bearbeitung.“
NEUE TÜCKEN IM ARBEITSALLTAG
Herausforderungen
Die steigende Anzahl an Dokumenten und die Vielzahl der
Kommunikationskanäle bringen neue Herausforderungen mit sich. Es ist notwendig, Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, wie Teams-Chats oder Word-Dokumenten, rechtskonform in die Akten zu integrieren. Diese Nachverfolgbarkeit ist entscheidend, jedoch auch in der Umsetzung komplex. Die größte Herausforderung besteht dabei in der rechtssicheren Dokumentation von Teams-Chats sowie den Änderungen an Dokumenten. Eine mögliche Verbesserung wäre eine Integration, um in SharePoint gesicherten Dateien in LECARE zu speichern.
Die DIGITALE FASSADE
Ergebnisse für die Schüco International KG
» Ein umfassender Überblick über den aktuellen Status und die Historie der Vorgänge in verschiedenen Bereichen, nicht nur bei Verträgen
» Die chronologische Übersicht bietet einen großen Vorteil in Urlaubsvertretungen oder bei kurzfristigen Übergaben
» Eine vollständig digitale Ablagestruktur
» Die Prozesse sind wesentlich effizienter und nachhaltiger, da der Papierbedarf nahezu eliminiert wurde
» Die Kategorisierungs- und Markierungsfunktionen
tragen zur schnellen Auffindbarkeit von Informationen in
unterschiedlichen Themengebieten bei
KONSTRUKTIONSHINWEIS
Was die Schüco International KG an deren Unternehmen empfiehlt
Es ist ein häufiger Trugschluss, dass eine Software allein sämtliche Probleme lösen kann. Unternehmen sollten zunächst eine klare Vorstellung ihrer eigenen Ablagestruktur und Bedürfnisse entwickeln. LECARE bietet ein flexibles und umfangreiches Spektrum an Möglichkeiten, um eine maßgeschneiderte Lösung
für jede Abteilung zu schaffen – allerdings sollte die Struktur
vorab durchdacht sein, um die Vorteile der Software optimal
auszuschöpfen.
Abteilung Recht, Compliance & Datenschutz
1951 gegründet
6750 Mitarbeitende
2005 Beginn der Digitalisierungsreise mit LECARE
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Episode #27
Dr. Michael Neu | Schüco
In der neuesten Folge des LECARE Podcasts tauchen wir tief in die Zusammenarbeit zwischen der Schüco International KG und LECARE ein. Unsere Sales-Expertin Lea Pietruszak spricht mit Dr. Michael Neu, Syndikusrechtsanwalt bei Schüco, über die beeindruckende Transformation durch den Einsatz von LECARE.
Wie gestaltet man 20 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit? Und wie verändert eine maßgeschneiderte Software den Alltag in einer Rechtsabteilung?
Erfahren Sie, wie LECARE Schüco half, chaotische Ablagestrukturen zu systematisieren, eine effektive Suchfunktion zu integrieren und individuelle Anforderungen zu erfüllen. Außerdem sprechen wir über den Weg zu einer erfolgreichen Implementierung: von den ersten Workshops über die detaillierte Planung bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden. Dr. Neu teilt spannende Einblicke, wie Hindernisse gemeistert wurden und welche Rolle Feedback bei der Weiterentwicklung der Software spielte.
On Top: Schücos Lieblingsfunktionen und Tipps, wie andere Unternehmen von diesen Erfahrungen profitieren können. Jetzt reinhören und entdecken, wie auch Ihre Organisation von LECARE profitieren könnte! Lassen Sie sich inspirieren von einer Erfolgsgeschichte, die zeigt, wie digitale Lösungen echte Effizienzgewinne schaffen können.
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