Zech Group SE Success Story

DAS FUNDAMENT
Chaotische Papierakten

Alle Spaten der Zech Group SE laufen fachspezifisch aufgeteilt in der Rechtsabteilung zusammen. Diese interne Rechtsabteilung ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Der Aufbau einer digitalisierten Rechtsabteilung fußte auf der mühsamen Suche nach Papierakten. Darüber hinaus waren viele Informationen auf verschiedene E-Mail
Postfächer verteilt. Dies hatte zur Folge, dass verschiedene Kolleginnen und Kollegen keinen Zugang zu bestimmten Informationen hatten und es so gelegentlich zu Lücken bei Geschäftsreisen kommen konnte. Dies galt es durch eine digitale Lösung auszugleichen.

Begleitet wurden die Papierakten von einem Fristenbuch zur Sicherheitskontrolle, sowie einer sogenannten Rechtsfalliste. Diese bietet eine Übersicht aller Rechtsfälle der Zech Group SE.

Anforderungen an den digitalen Umbau der Rechtsabteilung der Zech
Group SE waren somit zum einen diese Rechtsfalliste unbedingt mit LECARE verknüpfen zu können. Zum anderen war die Verknüpfung der Beteiligungssoftware eine konkrete Anforderung auf dem Digitalisierungsweg der Zech Group SE. Ebenso wichtig, war eine optische Parallele der E-Akte zu einer Papierakte.

DAS GERÜST
Interne Maßnahmen

Um den digitalen Aufbau so sicher und reibungslos wie möglich zu gestalten, sollte vorher ein stabiles Gerüst aufgebaut werden, indem alle Beteiligten mitgenommen wurden.
Zunächst wurden dementsprechend viele Gespräche mit allen Mitwirkenden geführt um möglichst viele verschiedene Wünsche zu erfüllen. Es hieß sich gut zu beraten und Meinungen von verschiedenen Personen einzuholen. Hierfür waren auch Erfahrungen mit anderen digitalen Programmen hilfreich. Daraus entstanden Überlegungen, wie genau digital gearbeitet werden möchte und welche Ängste gleichzeitig aufkommen können.

DIE BAUPHASE
Maßgeschneiderter Digitaler Bauplan

Mit der Vertragsunterschrift 2019 konnte der Aufbau einer digitalen Rechtsabteilung beginnen. Um den Anforderungen der Zech Group SE gerecht zu werden, wurden in enger Absprache unter anderem individuelle Programmierungen der Software vorgenommen. Diese wurden in einem iterativen Vorgehen von „Starten-Testen-Umsetzen“ ausgearbeitet.

Eine große Stütze für den digitalen Aufbau der Rechtsabteilung der Zech Group SE war und ist das hauseigene LECARE Handbuch. Durch dieses wurde und wird eine gewisse Verbindlichkeit geschaffen, die zu Einheitlichkeit führt. Festgehalten wird hier beispielsweise eine Aktenstruktur um einem „digitalen Chaos“ vorzubeugen. Wichtig ist dabei Individualität und Gestaltungsfreiräume bei gleichzeitiger Struktur zu fördern. Dieses Handbuch wird bis heute ergänzt und genutzt.

ESTHER SCHÖNEWALD
Syndikusrechtsanwältin

„Ich nehme kaum noch einen Kuli in die Hand, sondern digitalisiere alle Notizen direkt in LECARE.“

BETREIBEN
Zukunftsweisende Ergebnisse für die Zech Group SE

Der Aufbau einer digitalisierten Rechtsabteilung brachte viel Veränderung mit sich: Nicht nur mehr Struktur, sondern auch Effizienz und Geschwindigkeit konnten gesteigert werden.

Posteingänge werden nun direkt digital erfasst und alle Informationen sind durchsuchbar, sowie jederzeit auffindbar. Mit LECARE ist es möglich Dokumente schnell abzugleichen und in die Vergangenheit zu blicken, um so wichtige Informationen durch leistungsstarke Such- und Filterfunktionen zu finden. Dadurch wird enorm viel Zeit gespart, die den Fokus für andere juristische Tätigkeiten freilegt. Neben vielen Vorteilen des Umbaus, entstanden auch neue Herausforderungen, die es für die Zech Group zu lösen galt. An manchen Stellen und Positionen, entstand zunächst gegenläufig ein höherer Arbeitsaufwand.
Dieser wurde durch engmaschige Gespräche und Zufriedenheitsabfragen erkannt und letztlich bearbeitet. Entsprechend wurden Arbeitsprozesse angepasst, sodass die Vorteile des digitalen Umbaus voll ausgeschöpft werden konnten.

So kann aus den Erfahrungen der Zech Group SE gelernt werden, dass es wichtig ist, die Feinheiten zu erkennen, damit das Betreiben einer digitalen Software immer weiter ausgebaut und dekoriert werden kann.

„Durch den digitalen Wandel kann der Fokus für die wahre juristische Arbeit freigelegt werden.“

TOBIAS LÜNING
Justitiar

FAZIT
Chancen durch den digitalen Umbau

Von Papierakten zu digitalen Akten ist ein wichtiger Schritt in der Modernisierung für Rechtsabteilungen. Dank des digitalen Umbaus ist die Rechtsabteilung der Zech Group SE ausgestattet für Veränderungen und Herausforderungen der Moderne.

Die Implementierung von LECARE brachte nicht nur eine klare Effizienzsteigerung, sondern auch die Chance auf neue Herausforderungen und Krisen schnell zu reagieren. Neue Flexibilität wurde geschaffen, sowie eine neue zukunftsfähige Struktur etabliert.

Der digitale Umbau, ist und bleibt ein stetiger Wandel. Mit Verbindlichkeit bei simultanen Freiheiten gelingt es ein stabiles Gerüst zu errichten. Sorgfältige Planung und Kommunikation, sowie stetiger Austausch aller Beteiligten sind wichtige Faktoren zum Betreiben des Digitalen.

„Letztlich kann durch den digitalen Wandel der Fokus für die wahre juristische Arbeit freigelegt werden.“