CONTRACT

Vertragsdaten
Datenerfassung

Das Modul CONTRACT beinhaltet eine integrierte Lösung für eine allgemeine Vertragsverwaltung, welche alle relevanten Vertragsdaten in einer speziellen Vertragsakte erfassen kann. Zusätzlich können sämtliche Kontaktinformationen der einzelnen Vertragspartner verwaltet und gepflegt werden. Neben der Vertragsrecherche, Vertragsarchivierung und dem Vertragscontrolling können Sie auch individuelle Vertragsvorlagen im System hinterlegen. Das Modul zur Vertragsverwaltung hilft Ihnen, Ihr Vertragswesen zu optimieren und individuelle Workflowprozesse von der Angebotserstellung bis zum Fertigstellen eines Vertrages zu definieren und Ihren Bedürfnissen anzupassen.

einfache Verwaltung von Vertragspartnerkontakten  freie Eingabe von Terminen und Wiedervorlagen  Wiedervorlagen für Vertragsablauf oder Kündigung  einfache Kategorisierung für eine effektive Suche  Angabe des aktuellen Status des Vertrags  Angabe zusätzlicher Vereinbarungen  Kommentare zum aktuellen Vertrag hinzufügen  finanzielle Informationen  Verwaltung einer Vertragshistorie  Gruppierung von Vertragsakten  Haupt- und Unteraktenverwaltung möglich

Vertragsdokumente
Vertragsvorlagen, DMS, Archivierung

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Vertragsvorlagen in der Datenbank zu hinterlegen, sodass sämtliche Nutzer diese aufrufen können. Beim Aufrufen von Vorlagen können Informationen aus bestimmten Vertragsakten in das jeweilige Schreiben mit übernommen werden (z.B. Bezeichnung der Akte, Kontaktdaten der Vertragspartner etc.).

Auch sämtliche elektronische Korrespondenz (gescannte Verträge, Emails, Word- und PDF-Dokumente etc.) lässt sich schnell und einfach zur Akte speichern. Meist genügt ein einfaches Drag & Drop (wie im Windowsdateisystem), um die Dokumente oder Emails zur Akte zu speichern. Mit einem Klick lassen sich die jeweilige Einträge öffnen und weiter bearbeiten. Beim Abspeichern haben Sie dann die Möglichkeit, das Dokument als Kopie zur Akte zu speichern und mit einer höheren Versionsnummer zu versehen. Diese Versionierungsfunktion ermöglicht die Anlage einer Vertragshistorie innerhalb der Vertragsakte. Sämtliche in einer Vertragsakte gespeicherten Dokumente lassen sich auf einen Blick anzeigen und mit Hilfe verschiedener Spalteninformationen übersichtlich strukturieren. So kann man schnell und leicht die Entwicklung eines Vertrags verfolgen und die neueste Version finden und öffnen.

Generierung verschiedener Vertragsvorlagen  komplettes Dokumentmanagementsystem  Speicherung von Emails, Dokumenten und Bildern  Anlage einer eigenen Ordnerstruktur  Sortierung und Gruppierung aller Spalten  Speicherung der Dokumente via Drag & Drop  Versionierung von Dokumenten  Vertragshistorie abbildbar  Schützen von Dokumenten  Dokumentenübersicht ausdruckbar  Hervorhebung des aktuellen Vertrags

Vertragsverwaltung
Controlling

Sie haben jederzeit die Kontrolle über Ihre Verträge und somit über alle wichtigen Änderungen. Mit Hilfe unserer Auswertungen, Suchen und Benachrichtigungssysteme können Sie schneller und effizienter auf Ereignisse reagieren, die über das Weiterführen oder das Beenden eines Vertrags entscheiden.

einfache oder detaillierte Suche  Suche nach Dokumentinformationen  inhaltliche Suche von Dokumenten (mit DMS PLUS Modul)  Ablauferinnerung für Kündigung o. Verlängerung

Handaktenbogen ausdruckbar  Suchergebnislisten ausdruckbar  Listen- und Auswertungsexport  Benachrichtigung bei Vertragsänderungen