CLIENT-MATTER

Aktenverwaltung
Vorgangsakte, gerichtliche Datenerfassung, Beteiligte

Die Vorgangsakte ist eine Standardakte, sie verknüpft die Kontaktdaten des Mandanten und des Gegners sowie aller übrigen Beteiligten. Für streitige Verfahren besteht die Möglichkeit der Angabe von gerichtlichen Instanzenzügen. Diese Akte ist Voraussetzung für die Einbindung des Forderungskontos zum Zwecke der Zwangsvollstreckung und zur Integration des Mandantenkontos für die Erstellung von Kostenrechnungen.

Anlage von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen  Kategorisierung für Such- und Auswertungsroutinen  Erfassen von Adress- und Kontaktinformationen  Anlage von Unterakten  Anlage kompletter Instanzenzüge  Kollisions- und Doublettenprüfung  aktualisiertes Gerichtsorteverzeichnis  Automatische Gerichtsermittlung  integrierte Prozesskostenrisiko-Ermittlung

Fristenverwaltung
Termine, Fristen und Wiedervorlagen

Für jeden Sachbearbeiter können für jede einzelne Akte Wiedervorlagen und Fristen erzeugt werden. Wiedervorlagen sind Erinnerungen mit oder ohne Anmerkungen, die für einen oder mehrere Sachbearbeiter bestimmt sind und Auskunft über den aktuellen Sachstand der Akte geben bzw. das weitere Vorgehen aufzeigen sollen. Der Sachbearbeiter kann den Text der Wiedervorlage und der Frist frei definieren und alle Anmerkungen, Anweisungen oder Aufträge beliebig hinterlegen. Zu jedem Eintrag kann eine Kategorie und ein Datum ausgewählt werden, was die Übersichtlichkeit und die Darstellung der Dringlichkeit erhöht. Zusätzlich können verschiedene Prioritäten zu einer Wiedervorlage vergeben werden. Dies ermöglicht eine effektivere Bearbeitung der für den Sachbearbeiter anstehenden Aufgaben.

Schon beim Programmstart werden dem Sachbearbeiter in einer Übersicht seine Termine, Fristen und Wiedervorlagen angezeigt. Zusätzlich hat er die Möglichkeit, sich seine eigenen Favoriten zusammenstellen und sich damit einen Schnellzugriff auf häufig verwendete Akten einzurichten.

Ablauferinnerung per Email  Übersicht aktueller Einträge auf der Startseite  Erstellung von Gruppen-Wiedervorlage  Kategorisierung der Wiedervorlagen  Anhängen von Dokumenten zu einer Wiedervorlage  komplette Übersicht aller WVL und Fristen  Drucken von Wiedervorlagen- und Fristenlisten

Dokument-Management-System

Jede Akte hat ihre eigene Dokumentenablage. In der sogenannten Vita (das Leben) können sämtliche Schreiben aller gängigen Formate gespeichert werden. Verschiedene Dokumenten-Typen bis hin zu Emails und Bilddateien können in die Vita abgelegt und jederzeit wieder aufgerufen werden. Durch das einfache Drag & Drop-Prinzip ist das Einfügen von Dokumenten in die Vita und das Exportieren ein Kinderspiel.

Ähnlich wie im normalen Dateisystem, können in der Vita Ordner definiert werden. Jeder Vitaeintrag lässt sich zu einem bestimmten Ordner zuordnen. Für jede Akte kann automatisch die gleiche Ordnerstruktur hinterlegt werden, jedoch können zu jeder einzelnen Akte auch zusätzlich Ordner angelegt werden, welche nur für diese Akte gelten.

Speicherung der Korrespondenz mit Drag & Drop  Alle gängigen Formate werden unterstützt  Ordnerstruktur für übersichtliche Zuordnung  Aktenvita individuell anpassbar  Langzeit-Archivierung und Schutz von Dokumenten  revisionssicherer Export  Ablage von Mediendateien (URL, BMP, JPG u.v.m.)  Ablage von Emails inkl. Anhang

Textvorlagen
Textmenü, Musterverträge, Serienbriefe

Mit dem Textmanager können individuelle Textvorlagen im System hinterlegt werden. Beim Aufrufen dieser Vorlagen werden die spezifischen Akteninformationen automatisch in das jeweilige Dokument eingefügt. Nach der Erstellung kann das Schreiben mit ein paar Klicks sofort zu Akte gespeichert werden und steht jedem Sachbearbeiter zur Verfügung.

Mit dem Textmanager können sämtliche mitgelieferten Mustervorlagen den Bedürfnissen angepasst und weitere Vorlagen (allgemeine Schreiben, Serienbriefe oder Vertragsvorlagen) für alle Sachbearbeiter in der Datenbank hinterlegt werden.

Textmenü mit verschiedenen Vorlagen  Serienbrief- und Vertragsvorlagen im Grundmodul  Alle Vorlagen können jederzeit bearbeitet werden  Alle erzeugten Schriftstücke in Word editierbar  Übergabe von Aktendaten in die Vorlagen  Eigene Vorlagen können hinzugefügt werden

Auswertung / Recherche
Listen, Auswertungen, Statistiken, Recherche

Die Suche nach bestimmten Dokumenten oder bestimmten Akteninformationen ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Die LECARE-Aktenverwaltung bietet eine umfangreiche Suche, um eine Vorgangsakte gezielt im Bestand wiederzufinden.

LECARE bietet dem Sachbearbeiter verschiedene Möglichkeiten zum Suchen von Akten- und Dokumentinformationen. Jeder Suchdialog ist nach den neuesten ergonomischen Richtlinien konzipiert und besticht durch Benutzerfreundlichkeit und intuitive Benutzerführung. Zusätzlich stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, welche exportiert werden können (z.B. nach Excel). Dank der strukturierten Oracle Datenbank ist auch die Anfertigung individueller Auswertungen nach Kundenwunsch möglich.

Das Anfertigen von Statistiken nach verschiedenen Kriterien (Zeitraum, Anlagedatum, Ablagedatum usw.) ermöglicht einen kontinuierlichen Überblick über den eigenen Aktenbestand.

Listen und Auswertungen erstell- und exportierbar  Handaktenbogen zu allen Aktenarten erstellbar  Ausdruckbares Akten- und Prozessregister  Statistiken über alte und neue Verfahren  Termin-, Verfahrens- und Adresslisten vorhanden  LECARE erstellt gern individuelle Auswertungen  Einfache und detaillierte Suche nach Akten  Dokumentsuche pro Akte oder im Bestand  Suchergebnisse exportier- und druckbar

Berechtigungssystem
Zugriffsrechte, Benutzereinstellungen

LECARE verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem, welches den sensiblen Zugriff auf bestimmte Akteninformationen oder Aktenbestände für einzelne Sachbearbeiter oder Gruppen von Sachbearbeitern steuert und regelt. Dies beinhaltet nicht nur die gezielte Zuweisung von Schreib- oder Leserechten auf einzelne Aktenbestände, sondern auch das Ein- und Ausblenden bestimmter Funktionsmodule wie z.B. das Forderungs- oder Mandantenkonto. Ferner können einzelne Akten „vertraulich“ behandelt und so vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden.

Jeder Sachbearbeiter kann sich „sein“ LECARE individuell einrichten und verschiedene Einstellungen vornehmen, die nur für ihn gelten und gespeichert werden. Jedoch können auch Einstellungen auf administrativer Ebene vorgenommen werden, die dann für alle Sachbearbeiter gelten (z.B. Löschen von Akten deaktivieren).

Individuelles Einblenden der Registerkarten  Akteninformationen vor Zugriff schützen  Lese- und Schreibrecht auf Aktenbestände  Anlegen von Beständen für verschiedene Standorte  Abteilungsübergreifendes Rechtesystem  Rollenberechtigungs-Prinzip  Einstellung pro Sachbearbeiter oder Aktenbestand