Einfache Speicherung von Dokumenten und E-Mails
Jede Akte hat ihre eigene Dokumentenablage. In der sogenannten Vita (das Leben der Akte) können sämtliche Schreiben aller gängigen Formate gespeichert werden. Verschiedene Dokumenten-Typen bishin zu E-Mails und Bilddateien können in der Vita abgelegt und jederzeit wieder aufgerufen werden. Durch das einfache Drag & Drop-Prinzip ist das Einfügen von Dokumenten und E-Mails in die elektronsiche Akte ein Kinderspiel.
- Speicherung der Dokumente und E-Mails mit Drag & Drop (Kopieren und Einfügen)
- Dublettenprüfung beim Speichern von E-Mails
- automatische Übernahme umfangreicher Metadaten des Dokumentes und der E-Mail
- Hinzufügen einer individuellen Anmerkung zu jedem Eintrag möglich
- Hinzufügen von z.B. Akten- und Telefonnotiz ohne zusätzliches Dokument
- Nutzung einer eigenen Versionierung und Speicherung der Vorgängerversionen
Umfangreiche Suche
Über eine umfangreiche Such- und Sortierfunktion finden Sie alle Dokumente schnell und einfach wieder. Die Suche kann pro Akte oder über alle Akten im Datenbestand durchgeführt werden. Eine leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht sogar eine inhaltliche Suche nach Suchbegriffen über alle textbasierten Dokumente und E-Mails.
- Volltextsuche innerhalb aller Dokumente mit Vorschaufenster (Markierung der Treffer)
- Umfangreiche Such- und Sortierfunktionen
Perfekte Strukturierung
Erstellen Sie Ordner oder Unterordner, um eine individuelle Struktur für Ihre Dokumente anzulegen. Ihre Dokumente werden mit Metadaten, wie beispielsweise Posteingangsdatum, Empfänger, Autor, Dokumentendatum etc. in der Akte abgelegt. Zusätzlich können Sie durch individuelle Verschlagwortungen die bessere Auffindbarkeit von Dokumenten organisieren. Mit Kategorien und Filtern sorgen Sie für weitere Ordnung in Ihren Dokumenten. Ein einfaches Auffinden ist so jederzeit sichergestellt.
- Erstellen von Ordnern und Unterordnern für individuelle Dokumentenstrukturierung
- Speicherung und Anzeige von Metadaten (bspw. Posteingangsdatum, Empfänger, Autor)
Integration in andere Programme
In das LECARE Dokumentenmanagement lassen sich problemlos andere Programme integrieren wie z.B. Word, Outlook oder Lotus Notes. Synchronisieren Sie so Ihre Kontakte, Termine und Wiedervorlagen. Versenden Sie direkt aus LECARE E-Mails und speichern Sie jegliche Korrespondenz direkt in der entsprechenden Akte ab. Auch eine Integration von MS Word und MS Excel stellt kein Problem dar. Für die Speicherung von Outlook- und Lotus Notes-E-Mails existieren verschiedene Komfortfunktionen zur schnellen Speicherung.
- Synchronisation von Kontakten, Terminen und Wiedervorlagen (Aufgaben) mit MS Outlook
- MS Outlook- und Lotus Notes-E-Mails mit verschiedenen Komfortfunktionen (z. B. Drag&Drop)
- Integration von MS Word und MS Excel
- Versenden von E-Mails aus LECARE und automatische Speicherung zur Akte
