Newsletter Mai 2008

Für unsere LECARE Kunden erscheint Ende Mai die Version 2.0.65 und mit ihr neue Features im Bereich Dokumentmanagement und Aktensuche.

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DTA (Elektronischer Rechtsverkehr)
Ab dem 01.12.08 müssen alle Anträge auf Erlass eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids in elektronischer Form an das zuständige Gericht übermittelt werden. Eine entsprechende Software zum Übertragen kann kostenlos unter http://www.egvp.de/ heruntergeladen werden.

Mit dem Modul DTA sind Sie in der Lage, alle Anträge auf Erlass eines Mahn- oder Vollstreckungsbescheids in eine digitale Datei zu exportieren. Diese kann anschließend mit Hilfe des externen EGVP Programms an das jeweilige Mahngericht übermittelt werden.

Das Modul ist kostenpflichtig. Sie können sich gern auf http://www.lecare.com/content/view/68/107/ über das Modul und die Preise informieren.

Aktensuche
Der Akten-Beteiligtendialog ist einer der meist verwendeten Suchdialoge in LECARE. Wir haben aus diesem Grund die Sucheingabe optimiert, wodurch nur noch eine Unterscheidung zwischen Beteiligten und Akte erfolgen muss. Egal ob Sie eine Aktennummer oder das Rubrum einer Akte suchen, der Suchdialog erkennt welche Eingabe Sie vorgenommen haben und sucht in den entsprechenden Feldern.


 
Desweiteren ist die Eingabe eines %-Zeichens nicht mehr erforderlich. Der Begriff wird im kompletten Rubrum der Akte und auch im Kurzwegen gesucht. Die Trefferanzeige beginnt immer mit den Akten, die den gesuchten Begriff am Anfang der Aktenbezeichnung tragen. Danach erscheinen die Akten, in denen der Begriff inhaltlich im Rubrum oder im Kurzwegen der Akte zu finden ist.

Der Dialog kann nun auch optional den Begriff in den Suchbegriffen der Akten suchen. Dies kann aber die Suche verlangsamen und sollte nur verwendet werden, wenn sich eine Akte nur schwer finden lässt.

Dieses neue Prinzip gilt natürlich auch für die Suche nach Personen (Beteiligten).

Für eine bessere Übersicht bei hohen Trefferzahlen wurde eine Sortierungsmöglichkeit eingefügt. Oberhalb der Trefferliste sind Sortierbalken eingefügt worden, um z.B. die Aktennummern oder den Aktenbetreff beliebig zu sortieren.

TIPP: Für eine schnellere Suche empfiehlt es sich, die „automatische Suche“ zu deaktivieren oder die Zeichenanzahl bis zur „automatischen Suche“ unter Extras -> Einstellungen zu erhöhen. Beim Deaktivieren der „automatischen Suche“ können Sie einfach mit einem „Enter“ nach Eingabe des Begriffs die Suche sofort starten.

Beteiligten zuordnen
Für den Beteiligtendialog wurde eine neue Schnellsuche integriert. Beim Öffnen des Dialogs können Sie sofort einen bestimmten Nachnamen eingeben, welcher bei einem Treffer ausgewählt wird. Ergibt die Schnellsuche keinen Treffer oder mehrere Treffer öffnet sich der Person-Suchdialog mit dem gespeicherten Namen aus der Schnellsuche und Sie können hier Ihre Auswahl ohne Verzögerung treffen.

 
Die Schnellsuche erlaubt nicht nur die Eingabe eines Nachnamens, sondern Sie können auch mit wenigen Klicks Personen aus Ihren Favoriten oder dem aktuellen Verlauf auswählen. Haben Sie in Ihren Favoriten also nicht nur Vorgangsakten gespeichert, sondern auch Personenakten, erhalten Sie mit einem Klick auf das Favoriten-Symbol eine Liste mit allen Personen aus Ihren Favoriten. Ein weiterer Klick auf eine dieser Personen und schon haben Sie eine Person ausgewählt.

Probieren Sie es einfach mal aus. Öffnen Sie eine Person. Legen Sie diese als Favorit an (in das linke Favoritenfenster ziehen). Öffnen Sie den Beteiligtendialog und klicken Sie auf das Favoriten-Symbol. Einfacher kann man eine Person nicht zuordnen.

Das Symbol vom Verlauf ermöglicht es dem Anwender aus einer Personenliste zu wählen, welche alle derzeit offenen Personenakte anzeigt.

Das rote „X“ löscht die Auswahl.

Die drei Punkte öffnen manuell den Personensuchdialog.

Die 100 oder das „*„ Symbol beziehen sich auf den Standort, wo die Person gesucht werden soll. Das „*„ Symbol erscheint nur, wenn man auf mehreren Standorten Rechte hat und bedeutet, dass in allen Standorten gesucht wird.

Dokumentmanagement (Vitaeintrag Kopieren/Verschieben)
Der Vitadialog zum Erstellen eines neuen Vitaeintrags wurde mit zahlreichen neuen Features versehen.

Wie beim „Beteiligten zuordnen“-Dialog wurde eine Schnellsuche für Akten und Personen integriert. Dies ermöglicht ein schnelles Kopieren oder Verschieben des Vitaeintrags in eine andere Akte. Wählen Sie einfach eine neue Akte und klicken Sie auf „Speichern“, um den Vitaeintrag in eine andere Akte zu verschieben oder auf „Kopie Speichern“, um den Vitaeintrag in eine andere Akte zu kopieren.
 

Dokumentmanagement (Vorgängerversion speichern)
Speziell für das Vertragsmanagement haben wir eine Möglichkeit integriert, sämtliche Versionen eines Dokuments im Hintergrund mit zu führen. Somit haben Sie in der Vita nur noch ein Dokument, aber innerhalb dieses Dokuments sind sämtliche Vorgängerversionen mit gespeichert.

 
Klicken Sie einfach auf die Checkbox „Vorgängerversion“ und bei jedem Speichern wird eine Kopie der letzten Version als Historie mitgeführt. Natürlich können Sie alle Versionen öffnen und sogar Wiederherstellen.

Ein weiterer Schritt für ein revisionssicheres Arbeiten wurde somit getan.

TIPP: Wenn Sie das Häkchen setzen, entsteht bei jedem Speichern eine Kopie des Dokuments. Das kann im Laufe der Zeit die vorhandenen Ressourcen zum Speichern von Dokumenten sprengen, wenn diese Option von allen Sachbearbeitern für alle Dokumente genutzt wird. Aktivieren Sie also bitte diese Option nur, wenn Sie wirklich eine Archivierung der Vorgängerversionen benötigen.

Dokumentmanagement (Dokument-Verweise)
Ein weiteres Feature im Vitadialog ist die Möglichkeit, Verweise auf andere Vitaeinträge zu erstellen. Unter dem Reiter „Verweise“ sehen Sie im oberen Bereich, auf welche Einträge dieser Eintrag verweist. So kann man z.B. eine Email mit einem Schreiben verknüpfen und verdeutlichen, dass der Eintrag etwas mit einem anderen Eintrag gemeinsam hat.

Im unteren Bereich sind alle Einträge aufgeführt, welche auf den geöffneten Eintrag verweisen.
 
Der Vitaeintrag verweist auf bestimmte Einträge und gleichzeitig verweisen andere Einträge auf Ihn.

Dokumentmanagement (Email-Anhänge)
Wenn Sie eine Email mit Anhang speichern und die Anhänge separat zur Akte speichern, können Sie sich die Anhänge im Vitadialog der Email nun alle anschauen und öffnen. So haben Sie schnell und einfach eine Übersicht, welcher Anhang einmal zu welcher Email gehört hat.

 
Speichern Sie eine Email ohne die Anhänge separat zu speichern, werden die Anlagen nicht in dieser Form angezeigt.

Der neue Textmanager (BETA)
Viele Kleinigkeiten die das Arbeiten mit dem alten Textmanager erschwerten gehören der Vergangenheit an. Der neue Textmanager ist übersichtlicher, logischer und vor allem stabiler.

Momentan gibt es jedoch noch keine offizielle Version und somit auch noch keine vollständige Dokumentation. Aber wir bieten allen Kunden bzw. Anwendern mit Textmanager-Erfahrung an, sich den neuen Textmanager herunterzuladen und sich diesen einfach einmal anzuschauen.
 
Es können der alte und der neue Textmanager parallel betrieben werden. Natürlich empfehlen wir vor der Nutzung ein Text-Backup durchzuführen. Mit dem neuen Textmanager können Sie das Backup (Sicherung) bereits aus dem Tool heraus durchführen.

TIPP: Wir empfehlen unseren Textmanager-Experten sich einmal mit dem neuen Textmanager zu beschäftigen (auch ohne Dokumentation). Wir freuen uns über Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und über Verbesserungsvorschläge. Nutzen Sie diese Chance und nehmen Sie direkten Einfluss auf die letzten Entwicklungsschritte.

Sobald die letzten Feinheiten implementiert wurden, steht jedem Kunden die veröffentlichte Version des Textmanagers zur Verfügung inkl. Dokumentation.
 
Download: “http://download.lecare.com/Textmanager 2008”

Textmanager ab Version 2.0.63 lauffähig