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CONTRACTVertragsverwaltung Das Modul CONTRACT beinhaltet eine integrierte Lösung für eine allgemeine Vertragsverwaltung, welche alle relevanten Vertragsdaten in einer speziellen Vertragsakte erfassen kann. Zusätzlich können sämtliche Kontaktinformationen der einzelnen Vertragspartner verwaltet und gepflegt werden. Neben der Vertragsrecherche, Vertragsarchivierung und dem Vertragscontrolling können Sie auch individuelle Vertragsvorlagen im System hinterlegen. Das Modul zur Vertragsverwaltung hilft Ihnen, Ihr Vertragswesen zu optimieren und individuelle Workflowprozesse von der Angebotserstellung bis zum Fertigstellen eines Vertrages zu definieren und Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Sämtliche Kontaktinformationen zu den einzelnen Vertragspartnern werden zentral in separaten Per-sonenakten verwaltet und gepflegt. Man verknüpft lediglich diese Personenakten mit den jeweiligen Vertragsakten und definiert die Art der Beteiligung (z.B. Vertragspartner, Ansprechpartner, Vertriebs-partner etc.). So wird z.B. bei einer Änderung der Telefonnummer diese in allen Vertragsakten auto-matisch aktualisiert. Innerhalb einer Vertragsakte können Sie unterschiedliche Informationen rund um den Vertrag hinter-legen. Die Vertragsakte verfügt dabei über eine übersichtlich gestaltete Benutzeroberfläche, welche einen schnellen und komfortablen Überblick zu den aktuellen Vertragsinformationen bietet. Spezielle Verlängerungs- oder Ablaufbestimmungen lassen sich genauso einfach angeben wie auch bestimmte zugehörige Vereinbarungen oder Änderungen im aktuellen Vertrag. Neben der Angabe, wann der Vertrag in Kraft tritt, können Sie den Zeitpunkt des Vertragsablaufes genau definieren (ob durch Ab-lauf, Kündigung oder automatische Verlängerung). Auch welche finanziellen Ein- oder Ausgaben sich mit dem Vertrag ergeben können notiert werden.
Für jede Vertragsakte können Sie einen detaillierten Handaktenbogen ausdrucken, den Sie z.B. als Deckblatt in der Papierakte nutzen können. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten helfen Ihnen, Listen zu erstellen, die z.B. Auskunft darüber geben können, welche Vertragspartner in welchen Vertragsakten vorkommen oder welche Vertragspartner sie eigentlich insgesamt haben. Diese Listen können dann z.B. jederzeit nach Excel oder Outlook exportiert werden. Auch eine Konvertierung in das PDF-Format ist möglich.
Sie haben die Möglichkeit verschiedene Vertragsvorlagen in der Datenbank zu hinterlegen, sodass sämtliche Nutzer diese aufrufen können. Beim Aufrufen von Vorlagen können Informationen aus bestimmten Vertragsakten in das jeweilige Schreiben mit übernommen werden (z.B. Bezeichnung der Akte, Kontaktdaten der Vertragspartner etc.).
Datenverwaltung
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